Escribiendo por doquier (6)

Una semana más con las herramientas móviles que nos permiten "escribir por doquier".

Vistas ya las herramientas “Hard” y “Soft” que permiten expresarnos, comentaremos esta semana las apropiadas para recopilar ideas e información.

3.4. Aplicaciones para recopilar las ideas y la información

Si te gusta escribir supongo que es, o bien porque quieres compartir tu pensamiento o bien porque disfrutas o necesitas estructurarlo para ti mismo. Así, pues, y salvo que seas aficionado a la narración o a la poesía y la "inspiración" te otorgue los párrafos o los versos ya  disponibles y engarzados cuando coges la "pluma", precisaras un "cajón de sastre". Una "bolsa" donde meter ideas e inquietudes según te llegan y las informaciones que localizas según esas inquietudes personales te guían. Y seguro que la tienes: en papeles, cuadernos, fichas. O más "a la moda", conforme a los tiempos que corren: en ficheros electrónicos, de texto, de cálculo, base de datos, archivos de imagen (si es que has fotografiado notas antiguas), o archivos de audio.

El tener algún sistema con el que recopilar ideas e informaciones de nuestro interés es imprescindible si de veras te gusta escribir. Pero además aporta satisfacciones adicionales a las de la escritura. Aunque paras disfrutar de ellas se precisa paciencia, ya que sólo con el correr del tiempo disfrutaremos de esa mirada retrospectiva que sólo el repaso de anotaciones antiguas nos permite. En mis "cajones de sastre" tengo anotaciones desde los años 70, y poder revisar mi pensamiento desde aquellos años es más satisfactorio aún que repasar un álbum de fotos antiguas.

Pero si el repasar las viejas notas como un álbum de "fotos mentales" es muy agradable y entretenido, resulta muy poco eficaz si lo que buscas es centrarte en algún tema concreto. Con las anotaciones en papel, la clasificación más sencilla (la cronológica) es rápida en el momento de la recopilación, pero frustrante a la hora de localizar anotaciones de temas concretos. Afortunadamente a mí la informática me llegó temprano (mi primer "portátil", pesaba 13kg, y sólo tenía 2 disqueteras de 5¼”, aunque no mucho después llegaron los HD en tarjetas de expansión y pude instalarle uno de sólo 10Mg. "Eran los tiempos del añorado MSDOS”). Con la informática ya pude abandonar el papel para confeccionar mis anotaciones, pero esto no mejoraba mucho el problema de la localización de notas sobre temas concretos. Por fortuna me topé con una inmejorable base de datos documental, que incluso hoy día seguiría siendo estupenda, de no ser por las continuas y obligadas actualizaciones de los sistemas operativos. Se trataba de Kenosys, de la que creo que aún se comercializa bajo Windows. Yo seguí usando mi vieja versión MSDOS ejecutándola en Windows en ventanas de acceso al sistema hasta que los problemas de compatibilidad de teclado supusieron más inconvenientes que ventajas el seguir usándola.

Por fortuna llegó una aplicación Web que me permitió hacer gestión documental similar a la que hacía con Kenosys: creación de palabras claves y búsquedas entre los textos de todas las notas. Con esto ya me fue posible volver a "rebuscar" entre multitud de notas e informaciones recopiladas sin perder mucho tiempo ni agotar la paciencia:

3.4.1. Evernote

Esa aplicación web que acabo de mencionar no es otra que  Evernote, el "elefante de la gestión documental".

Como apunté más arriba, en ella encontré todas las funcionalidades de gestión documental que utilizaba con Kenosys. Pero aún más, puesto que cuenta con una gran ventaja fundamental si de lo que se trata es de "escribir por doquier": el poder acceder a nuestra base documental desde cualquier plataforma que usemos, sea con el Smartphone, la tableta, el ordenador de casa o cualquier otro. Y es que tanto en Android como en Windows podemos instalar aplicaciones específicas en nuestros equipos (también en el mundo Apple), además del acceso a la aplicación Web desde cualquier navegador.

Una lanza por el difundo Catch Notes

He de confesar que Evernote no fue la primera opción que elegí para la gestión documental multiplataforma. Si "confieso" esta inicial infidelidad a Evernote es por reconocimiento y gratitud para con los programadores de aquella otra aplicación que tan eficazmente me sirvió durante mucho tiempo. Me refiero a "Catch notes".

Catch Notes sigue estando disponible en Google Play, pero ya no tiene sentido usarla para "escribir por doquier". Hace ya batante tiempo que cerró el servidor que permitía mantener las notas en la nube y posibilitaba el acceso desde cualquier terminal. Era menos "portentosa" que Evernote, pero justo por eso comencé a utilizarla.  Por aquel entonces no conocía mucho a Evernote y opté por la simplicidad de Catch Notes, puesto que a pesar de su sencillez, me permitía una muy buena gestión documental.

Hoy día agradezco a Catch Notes los servicios prestados; pero también agradezco el cierre del servidor, pues ello me obligó a profundizar en Evernote hasta conocerlo lo suficiente como para no añorar a Catch Notes...

La gestión documental con Evernote

Y cierto que no lo añoro, puesto que actualmente saco bastante más utilidad de Evernote de la que obtenía con Catch Note:

En lo que se refiere a la gestión documental, evidentemente me permite buscar por todo el conjunto de anotaciones, páginas web guardadas, ficheros, fotos, grabaciones, etc. El pode agrupar los registros en carpetas (libretas en el vocabulario de Evernote) y subcarpetas, y asociarles palabras claves (etiquetas) potencia tremendamente las funciones de búsqueda. Además, la posibilidad de archivar los criterios de búsqueda para recuperarlos posteriormente supone una gran ventaja. Si no tanto para la tarea de escritura, sí para otros usos que comentaré más adelante.

Durante la acumulación de  material cuando ya tienes un proyecto concreto en elaboración, el poder clasificar los registros por carpetas y subcarpetas es una gran ayuda: una carpeta para el un trabajo en elaboración, y tantas subcarpetas dentro de ella como apartados, secciones o no importa cuál sea la organización que desees estructurar para el avance de tu trabajo. Y, claro, dentro de cada subcarpeta (que pueden anidarse en varios niveles) podrás tener tantas notas como capítulos preveas, a fin de ir elaborándolos en la medida que el tiempo disponible y la "inspiración" se crucen felizmente. Y también tantas carpetas como notas auxiliares recopiles. Ejemplo:

> Carpeta: Trabajo 1 
    + Subcarpeta: Texto en elaboración
         - Nota: Capítulo 1
         - Nota: Capítulo 2
         - ...
    + Subcarpeta: Ideas a integrar
         - Nota: Idea 1
         - Nota: Idea 2
         - ...
    + Subcarpetas: Informaciones relacionadas
         - Nota: Información 1
         - Nota: Información 2
         - ...
>  Carpeta: Trabajo 2
>   ...

Además, el hecho de que en la aplicación de escritorio puedas abrir varias notas en diferentes ventanas facilita mucho el trabajo, dado que puedes tener accesibles a la vez la ventana de redacción y otras ventanas de consultas  con diversas notas (en la versión de escritorio). Esto permite emular bastante bien la forma de trabajar de Scrivener que comenté en el post anterior: pero con la ventaja añadida de poder acumular la información de los diversos apartados del proyecto “por doquier”, y no sólo en el portátil u ordenador de sobremesa.

Otros usos de Evernote

Sobre las otras posibilidades de utilización, sólo comentar que en la medida que he ido dominando Evernote he ido prescindiendo de otras aplicaciones específicas para funciones concreta. Por ejemplo:

Para llevar un diario personal: Lo llevaba con Catch Notes, pero cuando cerró el servidor, tras probar con varias aplicaciones me quedé con “Memoires: the Diary” (bajo Android). Reconozco que me gustaba mucho, pero me dio algunos problemas con la sincronización y no tenía opción de trabajar bajo Windows (salvo modificando el fichero “Hoja de Cálculo de Google” en que “Memoires” hacía la salvaguarda, lo cual resultaba bastante complicado). Al final decidí llevar también mi diario en Evernote. Además de poder liberar memoria en los dispositivos Android tuve la posibilidad de trabajar en todas las plataformas, sin complicaciones de sincronización, pudiendo añadir recuerdos antiguos perfectamente integrados cronológicamente (Evernote de escritorio permite modificar las fechas de creación registros) y combinar los registros de “memoria” con los registros de gestión tareas según comento a continuación:

Gestionando las tareas (de escritura o de lo que se tercie)

Para gestionar las tareas y proyectos: Para este asunto he dado vueltas sobre diversas aplicaciones sin que ninguna me diera plena satisfacción. Me gusta  mucho la filosofía de gestión tareas “GTD”; y dado que GTD básicamente no es más que un conjunto de principios de gestión, existen muchas aplicaciones que lo utilizan (hay muchas páginas por internet que explican los fundamentos de la dinámica de gestión GTD. Yo os dejo enlace al contenido de Wikipedia). Yo los he aplicado con Excel y también con el correo electrónico en el curro. Para mi uso personal, y dado que en “casa” tengo libertad para utilizar cualquier cosa disponible en Internet (con las debidas precauciones y respeto de normas legales), he intentado desenvolverme satisfactoriamente con bastantes aplicaciones (Toodledo, Rememberthemilk, Due Today, IsoTimer, DGT-GTD, y otras muchas que tan sólo instalarlas he visto que no me daban satisfacción). De todas ellas la que más satisfacción me ha dado y con la que más tiempo he trabajado ha sido con  DGT-GTD.  Pero al no poder trabajar directamente con ella bajo Windows, al final también decidí abandonarla y buscar mejor alternativa. Y estando en ello decidí probar con Evernote. Y hasta la fecha estoy muy satisfecho. Lo que pierdo en simplicidad de manejo por falta de menús específicos para la gestión GTD, lo gano holgadamente con  las 2 grandes ventajas que encuentro al trabajar con Evernote:

1) El poder gestionar mis tareas bajo cualquier plataforma y con cualquier terminal.

2) El poder aplicar gestión GTD con cualquier nota archivada en Evernote. O lo que es lo mismo: El poder convertir tras la finalización cualquier tarea en una anotación de mi diario personal, por ejemplo. Esto me permite conservar con toda la información pertinente recopilada durante la fase de "tarea en gestión". Y esto es tan simple como cambiar la nota de carpeta.

Los medios que utilizo para hacer la gestión GTD son básicamente las etiquetas. Las carpetas y subcarpetas también pueden venir muy bien si quieres realizar agrupaciones de tareas correspondientes a un mismo proyecto o tareas de características similares. Por ejemplo: Tengo una carpeta llamada @GTD, en la que meto cualquier tarea genérica que tenga que hacer (lavar coche, arreglar cerradura,...) y otra (@problemas) donde tengo incluidas varias subcarpetas con los asuntos que me general inquietud. Y en cada una de esas subcarpetas meto una nota para cada información, gestión o tarea a realizar relacionada con ese tema que me inquieta. Cuando esté definitivamente resuelto cualquiera de esos tema “inquietantes”, optaré por transferir sus notas a mi diario o las eliminaré definitivamente.

Como ya habréis podido observar, utilizo la arroba (@) para iniciar cualquier carpeta relacionada con la GTD. Esto me permite tener agrupadas y "a mano" todas las carpetas con "vocación" de gestión GTD.

También uso la arroba para iniciar todas las etiquetas relacionadas con GTD. Al igual que con las carpetas, el iniciar todas con @ me facilita la localización para asignarlas a las notas. Básicamente sólo utilizo etiquetas para clasificar las tareas en estado de avance (urgente, disponible, programado, delegado,...). Pero también se podrían utilizar etiquetas para las ubicaciones adecuadas para la realización de las tareas (Empezando las etiquetas por #, por ejemplo: #ordenador, #biblioteca, #centro_comercial, #oficina, #teléfono). Así, cuando estés delante del ordenador, filtras todas las notas que tengan la etiqueta #ordenador y que tengan el estado de @disponibles, y a currar con el teclado.

Respecto a la programación cronológica de las tareas, no hay mayor problema, puesto que Evernote permite asignar  recordatorios a las diferentes notas.

Sólo hay una cosa que estoy a la espera de  que algún día Evernote mejore. Se trata de las listas de asuntos que se pueden incluir en las notas. Esto viene bien para confeccionar listas de compras, listas de chequeos cuando has de preparar un viaje, listas de tareas para pequeños proyectos, etc. Cuando optas por incluir alguna lista, Evernote incluye un rectángulo al inicio de línea, con lo que cuando has ejecutado el asunto de cada línea lo puedes marcar como señal de “terminado”. Esto se enriquecería mucho si Evernote permitiera ordenar esas listas, y agruparlas separadamente las ejecutadas de las pendientes. Pero que yo sepa, actualmente no es posible.

Resumiendo: En mi opinión, no hay hoy día mejor opción que Evernote para recopilar información bajo cualquier plataforma y desde cualquier terminal. Y para poder consultarla mientras redactas (por cierto, el editor de Evernote es bastante bueno). Además, también podrás utilizarlo para gestionar tus tareas de escritura, o de cualquier otro tipo.

Aquí tenéis los enlaces...

A la aplicación Evernote en Googe Play

A la Web de Evernote

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